Η σύνταξη προδιαγραφών αποτελεί αναπόσπαστο μέρος μίας καλά σχεδιασμένης διαδικασίας αγορών η οποία λαμβάνει υπόψη της, τις τεχνολογικές εξελίξεις καθώς και τις ανάγκες και ιδιαιτερότητες των εκάστοτε χρηστών.
Οι προδιαγραφές θα πρέπει να εκπονούνται για κάθε είδος εξοπλισμού και να ακολουθούν (όσο είναι δυνατόν) ενιαίο πρότυπο. Σε αυτές περιγράφονται με σαφήνεια τα τεχνικά χαρακτηριστικά του εξοπλισμού και το επιθυμητό εύρος τιμών.
Για την εκπόνηση των προδιαγραφών λαμβάνονται υπόψη, η νομοθεσία (ή οι οδηγίες), οι εκθέσεις διεθνών οργανισμών που ασχολούνται με την αποτίμηση τεχνολογίας, οι προδιαγραφές του ήδη εγκατεστημένου εξοπλισμού (για την εξασφάλιση συμβατότητας) και η γνώμη του ιατρικού, τεχνικού και νοσηλευτικού προσωπικού.
Για την επιλογή του καταλληλότερου προμηθευτή, πέρα από την κάλυψη των βασικών προδιαγραφών και την οικονομική του προσφορά, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη το επίπεδο συντήρησης που προσφέρει καθώς και οι προηγούμενες συνεργασίες.